Kerbersamaan AM kali ini diadakan tanggal 4-5 Oktober 2011, bertepatan dengan Job Expo Binus, sehingga semua mahasiswa libur, tapi.. Kegiatan AM berjalan layaknya hari kerja seorang staff. Maka kami butuh ijin dari management untuk melangsungkan acara ini dan mentoleransi ketidakhadiran AM yang ikut acara ini.
Entah sejak kapan ide ini muncul, yang pasti keseriusan dalam menggarap acara ini baru tiba pada Senin, 19 September 2011 (2 minggu 1 hari sebelum eksekusi). AM level 2 dan 3 berkumpul untuk membuat kesepaktan waktu dan panitia acara ini. Saya diminta untuk menjadi PIC.
Sebenarnya sejak ada isu tentang acara ini, dalam hati sudah berkeinginan untuk menjadi pengurus karena sepikir saya acara kali ini akan menjadi yang terakhir untuk angkatan ini, mungkin juga untuk saya. Walaupun di sisi lain, saya sadar begitu banyak pekerjaan lain yang harus diurus.
Hari itu juga struktur panitia ditentukan dengan beberapa pertimbangan. Tapi panitia yang terpilih tidak langsung diumumkan karena ada beberapa orang yang masih bimbang, ada yang diantara dua kepanitiaan, ada yang ga bisa ikut acaranya, dan ada panitia tambahan. Delay beberapa hari, akhirnya fix juga.. Ini orang-orang yang terpilih itu:
PIC: Herwin Lesmana
Acara dan Survey:
- Yoshua Norza (Koordinator)
- Richard Kesuma
- Gusyanto
- Otto Oktavianus
Perlengkapan:
- Tony Zhou (Koordinator)
- Eric Handoyo
- David Widjojo
Registrasi dan Transportasi:
- Fransisca Adelia a.k.a. Chank (Koordinator)
- Felix Joshua Wirawan
- Mulia
Bendahara:
- Kidsein (Koordinator)
- Anggi Putra Gomis
- Irene Felita
Persiapan juga dibantu oleh pihak-pihak lain yang tak kalah super, ada dari AM Management(Roi, Esther, Rori), team magang dari Atma Jaya(Crytalline, Risa, Alice), dari AM diluar panitia(Maestro, Hendro, Victor, Irfan, Amy, Idham, dll), dan yang belum tertuliskan.
Kalian hebat! 😀
Ok, lanjut ke persiapan. Karena waktu yang memang sudah mepet, survey pun langsung direncanakan hari Rabu, 21 September 2011 ke suatu tempat di Ciputat, Tangerang. Mobil kampus tak dapat, taksi pun jadi. Waktu itu ada Crystalline, Alice, David, dan Mulia yang berangkat dari kampus, Risa langsung ke lokasi karena tak jauh dari rumahnya.
Apa yang terjadi.. Team survey mendapatkan kalo tempat itu tidak belum layak.. 🙂 Sedikit gambaran: sangat panas, kotor, kamar mandinya tanpa sekat (shower renang), banyak nyamuk, dan yang unik.. Kolam renang pizza 😛 Akhirnya tempat ini pun kami buang dari pikiran kami. Yang ada adalah.. Harus Survey Lagi! Kapan? Kemana?
Pikir punya pikir, diskusi-diskusi, akhirnya ide muncul dari “Angels”, yaitu di Nisita, Puncak soalnya mereka sudah sering di sana. Karena itu di puncak, dan ga mungkin cepet, maka kami ambil hari Sabtu (24 September 2011) untuk survey ke sana. Pake apa ke sana? Mobil kampus sudah habis, taksi? Hahaha. Kami berpikir untuk sewa mobil. Tapi, pucuk dicinta ulam tiba, Crystalline menawarkan untuk survey bareng dengan kelompok Aikidonya. Saat itu juga muncul pikiran, bagaimana AM akan ke sana? Bus kampus? Sewa bus? Anggarannya berapa?
Sabtu, 24 September 2011 pagi akhirnya kami (saya, Otto, David, Irfan) berangkat ke kost Crystalline untuk berkumpul dan berangkat dari sana. Berangkat kira-kira 06.30, perjalanan agak tersendat, sampai di puncak kami makan siang di Bumi Aki Puncak, survey ke beberapa tempat (kurang lebih 6), makan malam di Chinese food restaurant di Bogor, lalu pulang sampai di Jakarta kembali kira-kira pukul 20.00. Keputusan diambil, Nisita, dengan pertimbangan lapangan yang memadai untuk team building, ada aula, makanan terjamin, dan tentunya harga yang terjangkau.
Minggu, 25 September 2011 malam saya bersama Yoshua, Risa, Crystalline, dan Alice mulai merancang rundown dengan media Google Docs sampai lewat tengah malam. Sebagian besar susunan acara telah tergambar. Hari-hari berikutnya rundown beserta perlengkapan yang dibutuhkan terus disempurnakan oleh Divisi Acara bersama Angels.
Selasa, 27 September 2011 kami mengadakan rapat. Agendanya: mengumumkan lokasi yang sudah dipilih, menyebarkan rundown yang sudah ada, menghitung estimasi budget, perlengkapan, transportasi dan registrasi, koordinasi antar divisi. Dari hasil rapat, diputuskan investasi per orang Rp. 150.000. Bus kampus tidak dapat dan harus menyewa bus. Harus ada team untuk survey bahan BBQ dan perlengkapan. Registrasi dimulai hari ini sampai besok.
Situasi sudah agak ruwet saat itu. Banyak hal yang perlu dipikirkan, lebih banyak lagi yang perlu diurus, dan sangat banyak yang perlu dilakukan untuk acara ini, belum lagi untuk kerjaan. Hampir setiap hari saya pulang jam 20.30. Saya sudah sangat berharap untuk bisa cepat melewati tanggal 5 Oktober 2011, bebas..
Rabu, 28 September 2011, kabar tentang daftar peserta sudah ada. Wow! 19 orang tidak ikut. Jujur saat itu saya agak down, karena motivasi awal saya adalah ini acara kebersamaan terakhir, harus sukses, harus ikut semua, dan harus berkesan. Terpikir untuk mengundur saja acara ini karena terkesan terlalu dipaksakan. Kami (saya, Chank, David) berdiskusi dengan AM Management (Esther dan Rori) mengenai AM yang tidak ikut, dan besoknya ada hasil bahwa acara tetap berjalan. Perasaan campur aduk, sebenarnya berharap dibatalkan saja, tapi kenyataannya harus berjalan. Maka lakukan saja yang terbaik dengan kondisi yang ada!
Thanks to God! Walaupun dengan perjuangan yang mati-matian, near death experience *lebay* ini bener-bener buat saya sadar betapa nyamannya hidup sehari-hari saya, sangat banyak hal yang bisa disyukuri. Betapa baiknya teman-teman yang saya miliki, orang-orang yang ada di sekitar saya. Betapa care dan tulusnya mereka.. 🙂
Hari berikut datang kabar baik bahwa biaya transportasi dan perlengkapan games team building akan diserap oleh Binus. Woaaa.. Udara sejuk terasa.. Soalnya transportasi itu sendiri lebih mahal daripada biaya inap. Chank sudah mendaptkan bus yang akan dipakai, Blue Star, 59 seat, menginap :-bd
Jumat, 30 September 2011. Seharusnya hari ini pembayaran penginapan dilunasi. But, you know what?! Mereka ga mau ditransfer, harus bayar di kantor.. *)(#@&*! Pembayaran diundur sampai besok Sabtu. Untung ada Mulia dan Kidsein yang bersedia bantu bayar ke kantor dia di Cempaka Putih pagi-pagi sebelum kuliah. Fiuuh..
Divisi Perlengkapan kejatuhan banyak order. Berbagai perlengkapan games dan BBQ. Pinjam sana sini, belanja, dll. Sampai-sampai malam minggu pun mereka masih mengurus ini. Sungguh kerja keras yang luar biasa, mengagumkan!
Sabtu, 1 Oktober 2011. Transportasi bus sudah completed. Transportasi team advance (Avanza + driver) juga sudah dikonfirmasi ulang, pembayaran dilakukan di TKP. BBQ terancam batal karena kita kekurangan alat panggang dan ice box untuk membawa bahan mentah BBQ.
Minggu, 2 Oktober 2011. Dapat kabar bahwa alat panggang sudah mencukupi, saya dan Tony pergi belanja bahan BBQ dan perlengkapan games ke Superindo Daan Mogot. Agak buru-buru waktu itu karena saya harus menjemput orang tua saya di bandara.
Semakin dekat….
Senin, 3 Oktober 2011. Kabar buruk datang, alat panggang yang tadinya dikira ada ternyata tidak dapat dipinjam.. Untungnya ada Eric, organisasi Wushu yang dia ikuti ternyata punya banyak alat panggang, ada 8, jadi kami pinjam 3, dan 1 alat panggang dari Ko Roi.
Hari ini juga ada meeting terakhir, kami membicarakan tentang kepastian acara trekking yang akhirnya diisi dengan tea walk ke Gunung Mas, transportasi yang harus standby di kampus Anggrek, peralatan-peralatan yang belum lengkap, yang akan dibawa duluan oleh team advance, strategi di hari eksekusi, dan koordinasi team advance.
Ice box yang belum ditemukan itu akhirnya dapat dari Coza. Dan baru diambil sekitar pukul 17.00, tepat sebelum team advance (Otto, Rori, Crystalline, Risa) berangkat. Ice box tersedia, beli es dan spidol, masuk-masukin bahan, team advance berangkat pukul 18.00.
Print-print rundown dan daftar peserta bersama Maestro. Kelegaan mulai terasa.. Eksekusi tinggal hitungan jam. Hampir segala sesuatu sudah siap dan berjalan dengan baik. Saya malah jadi semakin bersemangat! Persiapan yang luar biasa! LUAR BIASA!
Banyak hal yang saya perlajari dan baru saya sadari ketika mempersiapkan acara kebersamaan ini.
Kesabaran, rasa syukur, persahabatan, kasih, dukungan, kerja keras, ketulusan, pengorbanan, harapan, semangat, kerendahan hati, hormat…
Terima kasih kawan-kawan. Terima kasih 🙂